Analisa Kebutuhan Diklat ( AKD )

Analisa Kebutuhan Diklat (AKD)

Pemerintah melalui aparat birokrasinya berperan untuk menjalankan roda pemerintahan, pembangunan dan pembinaan masyarakat, mendorong kemajuan masyarakat dalam mewujudkan kemakmuran dan keadilan masyarakat. Dominasi pemerintah dalam lingkup perubahan dan pembaharuan ini menjadikan tugas pokok dan utamanya pemerintah untuk selalu bertindak dan berupaya memfasilitasi dan berbuat yang lebih baik demi melayani masyarakat.

Aparatur dalam birokrasi pemerintahan yang handal dan profesional merupakan satu keharusan agar tanggung jawab dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat terlaksana dengan baik. Peningkatan kualitas sumberdaya manusia apartur menjadi tantangan sekaligus peluang dalam menghadapi paradigma baru pemerintahan dan pembangunan nasional.  Kesiapan yang dimiliki oleh aparatur birokrasi pemerintah juga sekaligus menjadi awal terlaksananya pembangunan dengan baik.

Perubahan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang memberikan akses informasi luas bagi masyarakat tuntutan perubahan, momentum dalam era reformasi birokrasi ini untuk melakukan perubahan dalam semua bidang baik politik, ekonomi, hukum, moral serta aspek yang lainnya yang didukung oleh etika dan moral yang luhur.

Menghadapi hal tersebut aparatur pemerintah atau birokrasi secara terus menerus dan terprogram harus meningkatkan dan mengembangkan kemampuannya agar secara internal dapat melaksanakan ketugasan organisasi dan secara eksternal dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Tuntutan profesionalisme pemerintahan dimana konsep tersebut mendorong pemerintah untuk lebih berorientasi pada fungsi inovatif daripada fungsi reguler. Pemerintah wajib membiayai keluaran (output) secara optimal daripada maksimalisasi masukan (input) serta menempatkan masyarakat sebagai pelanggan atau konsumen  yang harus dilayani sebaik mungkin.

Guna meningkatkan kualitas aparatur tersebut  salah satunya dengan pendidikan dan pelatihan  yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan kualitas SDM aparatur dan meningkatnya kualitas layanan. Diklat yang efektif hendaknya menggunakan pendekatan ADDIE( Analyze, Desigen, Development, implementation dan evaluation ) yaitu sub sistem analisa kebutuhan diklat, merancang bangun program diklat,  mengembangkan bahan/materi diklat dan mengevaluasi diklat. Dari semua sub sistem tersebut saling mempengaruhi efektivitas diklat tersebut.

Analisa kebutuhan diklat memiliki kaitan yang erat dengan perencanaan diklat. Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Berkaitan dengan hal perencanaan yang dimaksud dengan perencanaan adalah suatu proyeksi dari tindakan untuk mencapai tujuan dengan elemen-elemen sebagai berikut :

1.    Identifikasi dan mendokumentasi kebutuhan

2.    Seleksi  masalah yang terdokumentasi tersebut di jadikan prioritas tindakan

3.    Merinci hasil-hasil yang diharapkan dapat dicapai dari pemilihan kebutuhan

4.    Mengidentifikasi hal-hal yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah

5.    Mengurutkan hal-hal yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah

6.    Mengidentifikasi alternatif dan peralatan yang memungkinkan untuk memecahkan masalah

Dengan demikian bahwa Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) merupakan tahapan pertama dari perencanaan. Perencanaan selalu diawali dengan identifikasi masalah atau kebutuhan.  Sehingga  Analisa kebutuhan Diklat merupakan masukan utama dalam proses perencanaan kediklatan.

Tujuan melakukan Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) :

1.    Sebagai dara penyusunan program pelatiahan

2.    Sebagai pedoman organisasi dalam merancang program diklat

3.    Sebagai masukan bagi organisasi untuk menentukan tindak lanjut kegiatan dan menentukan prioritas kegiatan.

4.    Menjaga dan meningkatkan produktifitas kerja

5.    Menghadapi kebijakandan tugas-tugas baru. Merupakan bahan untuk mendapatkan informasi dan bekal untuk melaksanakan tugas baru yang perlu dipahami sehingga dapat dijadikan prioritas kebutuhan pelatihan.

Manfaat melakukan Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) :

1)    Program-program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu setiap aparatur.

2)    Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti pendidikan dan pelatihan, karena program diklat sesuai dengan kebutuhannya sehingga akan meningkatkan efektivitas pencapaian diklat.

3)    Efisiensi biaya organisasi, karena program diklat sesuai dengan kebutuhan organisasi.

4)    Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi, karena pelaksanaan penilaian kebutuhan diklat yang tepat dan efektif, tidak saja akan menemukan masalah-masalah yang ditimbulkan oleh diskrepansi kompetensi pegawai. Dalam hal ini kesenjangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap, tapi juga dapat menemukan penyebab masalah yang disebabkan oleh unsur-unsur atau fungsi-fungsi manajemen lainya.

Prinsip dasar Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) berbasis kompetensi :

1.    Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) dibuat secara sederhana disesuaikan dengan kapasitas dan sumberdaya yang tersedia. Hal ini guna menghindari kesulitan implementasi dilapangan.

2.    Tujuan yang jelas, fokus pada hal-hal yang relevan dengan tujuan program

3.    Mendapatkan data akurat dalam menganalisa kebutuhan diklat.

4.    Informasi hasil Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) harus akurat dan obyektif.

5.    Sistem Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) di buat fleksibel atau disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi tapi masih dalam koridor  SOP

6.    Bersifat action =oriented; identifikasi kebutuhan diklat diharapkan menjadi basis dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Bahwa analisa kebutuhan informasi untuk menjamin data identifikasi akan digunakan untuk melakukan tindakan.

7.    Kegiatan Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) dilakukan secara cost effective.

8.    Unit Analisa Kebutuhan Diklat (AKD) terdiri para spesialis yang tidak hanya bertugas mengumpulkan data tetapi juta melakukan analisa masalah dan memberikan rekomendasi penyusunan program secara praktis.

Dengan demikian, untuk melaksanakan suatu diklat yang berbasis pada kompetensi, lembaga-lembaga diklat harus terlebih dahulu merumuskan kompetensi yang akan dicapai oleh peserta diklat yang dikembangkan dari uraian tugas atau tupoksi dari suatu jabatan. Sehingga , arah pencapaian proses diklat dapat terukur serta memiliki tujuan yang tepat.

Oleh :            Jumari

Analis pengembangan dan kebutuhan Diklat

Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta